Tema je predavanja prof. dr. sc. Ivana Tante Konferencija za novinare, priopćenje za javnost i odnosi s medijima u Diploma programu – Odnosi s javnošću i upravljanje reputacijom. U ovom ćete članku dobiti kratki uvod u konferencije za novinare te odgovore na pitanja zašto ih i kako organizirati.
Razlog za sazivanje konferencije događanje je od posebne važnosti kada na jednom mjestu komuniciramo vijest svim nama zanimljivim novinarima odjednom. O tome je li neko događanje dovoljno važno da postane osnova za vijest odlučuju mediji.
Nema zajamčene formule uspješnog planiranja i provođenja konferencije za novinare, no jedan od najvažnijih faktora da bi se dobila dobra pokrivenost tematike je preklapanje poruke konferencije za medije s onime što medije trenutačno zanima.
Loše planiranom i izvedenom ili nepotrebno organiziranom konferencijom možete iznevjeriti povjerenje novinara za sljedeći put kada će vam njihovo prisustvo biti zaista važno.
Kada pripremiti konferenciju?
- početak novoga projekta
- potpisivanje važnog ugovora
- predstavljanje godišnjeg izvještaja
- krizna situacija
- otvaranje nove tvornice ili ulazak nove tvrtke na tržište
- udruživanje dva poduzeća
- međunarodne nagrade
- kampanje
Ako se ništa od ovoga ne odnosi na vašu inicijativu da organizirate konferenciju za medije, bolje je da im se onda obratite priopćenjem.
Prilikom pripreme konferencije i slanja priopćenja na umu imajte potrebe medija koje se razlikuju prema vrsti medija.
- Dnevnici – kratki rokovi, malo mjesta, prate i donose važne vijesti
- Tjednici – malo novinara, fleksibilniji rokovi, traže atraktivne priče
- Agencije – malo ljudi, prenose (gotovo) sve od informativne vrijednosti
- Elektronski mediji – uvijek prebukirani, uglavnom trebaju osobe za kratke izjave, traže važne vijesti
- Lokalni mediji / regionalni / – zainteresirani za priče od lokalnog značaja ili priče lokalnih ljudi. Najbliži su ljudima, manji su. Važne vijesti prenose od agencija.
- Stručni – usmjereni užem ili širem krugu stručnjaka (ovisno o području). Mnogo vanjskih suradnika i tehničkog jezika.
- Časopisi za posebne interese – za hobiste, ljude specifičnog životnog stila i interesa.
Osnovne poruke
Definiramo ih na osnovi ciljeva konferencije. Pri tome trebamo na umu imati da nam je cilj postići što veći pozitivni publicitet u javnosti. Pitanja na koja se trebamo usmjeriti jesu:
Kako sudionici konferencije razmišljaju o predmetu konferencije?
Kako želimo da oni razmišljaju nakon konferencije?
Ugledni gosti mogu zasjeniti pravi razlog konferencije i promijeniti osnovne poruke.
Popis novinara (Adrema)
Radi se o tabeli koja sadržava sljedeće podatke: naziv medija, adresu i poštanski broj grada u kojem se medij nalazi, ime i prezime urednika, ime i prezime novinara, rubriku, broj telefona i mobitela, broj telefaksa, e-mail adresu. Vrlo je važno stalno revidirati popis novinara (barem jedanput mjesečno) jer oni često mijenjaju redakcije. Dobro je u adremi imati napomene o rokovima, periodici i ključnim rubrikama.
Poželjno je imati i bazu novinara freelancera koja bi trebala sadržati ove posebne napomene
- svaki prethodni kontakt s novinarom
- opasku vezanu uz dojam o naklonjenosti i pristupačnosti novinara
- povijest (klipinzi) članaka koje potpisuje
Upoznajte novinare HINA-e i REUTERS-a, neka stave vaše događanje u knjigu dnevnih događanja.
Priprema govornika
Govornici se ne smiju udaljavati od glavne teme i ne smiju ulaziti previše u detalje. Govornike upoznajemo i sa sadržajem svih materijala za novinare. Što više govornika imate, teže ih je kontrolirati. Prije konferencije dobro pripremite govornike, uzmite njihove izjave za priopćenje, odredite redoslijed govorenja. Neka svatko od njih zna što će ostali reći kako se informacije ne bi preklapale, ponavljale i pogrešno tumačile.
Press kit sastoji se od:
priopćenja za javnost
osobne iskaznice
životopisa govornika
nacrta govora
dodatnih materijala s pojašnjenjima
fotografija i kontakt podataka ključnih osoba
Materijali se nalaze u tiskanom obliku i na CD – u.
Nakon konferencije potrebno je pratiti članke u medijima kako bismo mogli ocijeniti jesmo li postigli svoje ciljeve te pripremiti analizu konferencije za novinare.
Počinjemo pratiti članke objavljene u medijima i pripremimo izvještaj vodeći računa i o dobrim i o lošim elementima pripreme konferencije, te posebno zabilježimo prijedloge kako sljedeći put još poboljšati izvedbu.
Možemo li kako pomoći?
Javite nam se na društvenim mrežama: facebook.com/lspr.croatia ili twitter.com/lsprcroatia.
Izvor. Skripta LSPR Diploma programa – Konferencija za novinare